Cahier des charges pour la remise en gestion des « Arpents Verts » dans le cadre d’organisation de classes vertes et séjours nature,…

les arpents verts à Houdremont-GedinneLa concession est une concession de service public.  Son objet consiste en l’exploitation du bâtiment  « Les Arpents Verts » situé à  5575 Gedinne (Belgique) section Houdremont, rue Joseph Dubois n°17 et ce, dans un but pédagogique, d’organisation de classes vertes pendant les périodes scolaires – de séjours (Nature – culture – sports ) hors périodes scolaires et de camps jeunesses – scouts hors périodes scolaires.

Cahier des charges:

Concession de service public – Exploitation des Arpents Verts à HOUDREMONT (Gedinne)

Concédant :   Commune de 5575 Gedinne (Belgique)

Adresse d’envoi ou    Administration Communale de Gedinne Remise des offres    Rue Albert Marchal 2 5575 Gedinne (Belgique)

Date ultime de réception des offres Les offres doivent parvenir pour le vendredi 17 mai 2013 à 11 heures.  Administration Communale, Rue Albert Marchal 2 à 5575 Gedinne (Belgique) Tél. : 061/58.72.39.Fax : 061/58.99.87   Première partie – Dispositions générales

Article 1er : Objet de la concession

La concession est une concession de service public.  Son objet consiste en l’exploitation du bâtiment  « Les Arpents Verts » situé à  5575 Gedinne (Belgique) section Houdremont, rue Joseph Dubois n°17 et ce, dans un but pédagogique, d’organisation de classes vertes pendant les périodes scolaires – de séjours (Nature – culture – sports ) hors périodes scolaires et de camps jeunesses – scouts hors périodes scolaires.

1.1. Présentation des Arpents Verts à Houdremont

Les éléments qui caractérisent le bâtiment précité, sont les suivants :

• Propriété : Le propriétaire des Arpents Verts est la Commune de Gedinne (concédant).

• Localisation : HOUDREMONT, commune de Gedinne (sud de la Province de Namur-Belgique), +/- 100 kms au sud de Bruxelles.

• Composition – bâtiments situés à Houdremont rue Joseph Dubois n°17 – parcelles cadastrées section A n°165 h et k pour une superficie totale de 25 ares 26 ca

• Capacité d’accueil :

1ère phase  26 personnes :

– 2 chambres de 7 personnes – 1 chambre de 6 personnes – 1 chambre de 4 personnes – 1 chambre de 2 personnes

2° phase 38 personnes :

– 2 chambres de 9 personnes – 1 chambre de 8 personnes – 3 chambres de 4 personnes

1.2. La gestion des Arpents Verts comprend :

A.  L’organisation de classes vertes.

B.  L’organisation de séjours pédagogiques (Nature – culture – sports…) hors périodes scolaires

C.  L’organisation de camps « Jeunesses » – scouts hors périodes scolaires.

D. L’entretien et le maintien en état du site comprennent :

Le concessionnaire sera responsable de l’entretien et du nettoyage du site et de tous les équipements.

Ainsi, il sera tenu de procéder :

• à la tonte des pelouses et à l’entretien des massifs ; • au ramassage des papiers ; • à la supervision de la collecte des déchets ; • au nettoyage des espaces d’animation et d’accueil ; • au nettoyage des hébergements après chaque occupation ; • au nettoyage des oreillers, couverture, rideaux, … ; • à l’entretien au minimum annuel des systèmes de chauffage.

Le concessionnaire sera responsable du maintien en état du site et des réparations tant au niveau des équipements communautaires que des hébergements.

Le concessionnaire est également chargé de la sécurité du site,  des installations et des biens mis à sa disposition par le propriétaire.

Article 2 : Durée et prise d’effet de la concession

La concession aura une durée de neuf ans à dater de la conclusion du contrat. La prise d’effet de la concession sera effective courant de l’automne 2013 – en fonction de l’article 4.2.

Article 3 : Visite des installations

Les soumissionnaires sont tenus, préalablement au dépôt de leur offre, de prendre connaissance des installations du bâtiment « Les Arpents Verts » à Houdremont. Des visites guidées du site seront organisées sur rendez-vous.

Au terme de la visite, les soumissionnaires représentés se verront remettre une attestation, laquelle sera obligatoirement jointe à leur offre.

Article 4 : Travaux.

4.2. Travaux incombant au concédant

Tous les travaux que la loi met à charge du propriétaire et les travaux éventuels d’adaptation à réaliser pour l’hébergement des personnes qui font partie de l’encadrement ainsi que la séparation du système chauffage pour la salle communale.

4.3.Travaux incombant au concessionnaire.

Tous les travaux de maintenance que la loi ou le contrat  met à charge du concessionnaire –

 

Article 5 :  Tarifs d’application pour les usagers.

Les tarifs à appliquer aux usagers doivent être approuvés par le concédant.

Ils comprennent : • les tarifs des locations ; • le montant des charges imputables aux occupants pour le nettoyage, l’eau courante, l’électricité et le chauffage.

Ils doivent être établis en tenant compte de la capacité des hébergements, des périodes de location et de la durée des locations.

Une révision de ces tarifs pourra être appliquée annuellement, moyennant l’accord préalable du concédant.

Article 6 : Causes d’exclusion et critères de sélection.

6.1. Causes d’exclusion.

Seront exclus de la participation, les candidats qui ne peuvent rapporter la preuve qu’ils ne se trouvent dans aucune des situations suivantes :

Une déclaration sur l’honneur attestant que le soumissionnaire : – n’a pas fait l’objet d’une condamnation pour participation à une organisation criminelle, corruption, fraude ou le blanchiment de capitaux – n’est pas en état de faillite ou de liquidation; – n’a pas fait l’aveu de sa faillite et n’a pas fait l’objet d’une procédure de liquidation, de réorganisation judiciaire; – n’a pas fait l’objet d’une condamnation pour tout délit affectant sa moralité professionnelle; – est en règle quant aux paiements des cotisations de sécurité sociale; – est en règle quant aux paiements de la TVA et de ses impôts; – en matière professionnelle, n’a pas commis de faute grave; – ne s’est pas rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant ces renseignements.

6.2. Critères de sélection.

Capacité financière, économique et technique des candidats

A l’effet de permettre au concédant de vérifier l’aptitude des candidats non exclus, chaque candidat joindra à son offre :

• les titres d’études et professionnels – en ce compris les compétences linguistiques – du candidat et des personnes qui seront en charge de l’exploitation de la concession ;

• la liste des principales exploitations ou activités similaires assurées par le candidat au cours des dix dernières années, avec indication de leur situation, de leur importance en termes à la fois d’infrastructures, de fréquentation et financiers, et de leurs particularités.

 

 

Article 7 – Attribution de la concession et conclusion du contrat

7.1. Critères d’attribution

La concession sera attribuée – sur base de la qualité du projet proposé    60%

– du montant de la redevance annuelle proposée  40%

7.2 Négociation

La décision d’attribution interviendra après négociation avec les soumissionnaires sélectionnés ayant présenté une offre conforme.

7.3. Conclusion du contrat

Le contrat au sens où on l’entend inclut le présent cahier des charges et l’offre du concessionnaire choisi ainsi que les éventuelles modifications apportées à l’un et à l’autre en cours de négociation. La conclusion du contrat constatant l’accord des parties s’opérera par la signature des co-contractants, dans le respect de l’Article 1325 du Code Civil.

Article 8 : Offres

8.1. Modèle d’offre

Les offres doivent être introduites en trois exemplaires au moyen du modèle figurant en annexe.

8.2. Langue de l’offre

Les offres doivent être établies en français.

8.3. Documents à joindre à l’offre. Les documents suivants doivent être joints à l’offre :

• l’ensemble des documents tels que précisés à l’Article 6 du présent cahier des charges ;

• l’engagement d’un organisme bancaire ou financier reconnu, établi dans la Communauté Européenne, selon lequel il délivrera au soumissionnaire une garantie financière au sens de  l’Article 9.2.1., au cas où celui-ci serait désigné en qualité de concessionnaire ;

• un mémoire contenant les propositions du soumissionnaire pour la gestion, l’entretien et le maintien en état du site et présentant les moyens qu’il compte déployer pour y parvenir ;

• l’engagement d’une ou de plusieurs compagnie  d’assurances agréée  à cet effet dans la Communauté Européenne, selon lequel celle(s)-ci couvrira/couvriront les risques prévus à l’article 9.2.2. au cas où le soumissionnaire serait désigné en qualité de concessionnaire.

• L’attestation de la visite de lieux.

8.4.  Dépôt et réception des offres

Un même soumissionnaire ne peut déposer qu’une seule offre.

L’offre doit être glissée sous pli définitivement scellé, portant obligatoirement :

• l’adresse du concédant, à savoir : Collège communal – Administration communale – Rue Albert Marchal 2 – 5575 Gedinne – Belgique ;

• les mentions “ Concession – Arpents Verts à Houdremont  – Offre ”.

En cas d’envoi par la poste sous pli recommandé, le pli scellé doit être glissé dans une seconde enveloppe fermée portant comme indication l’adresse du concédant et la mention “ offre ”.

Toute offre doit parvenir au concédant au plus tard le

Toutefois, une offre arrivée tardivement sera prise en considération pour autant :

• que l’offre ait été déposée à la poste sous pli recommandé, au plus tard le jour ouvrable précédant le jour fixé pour la réception des offres.

8.5. Délai de validité des offres

Les soumissionnaires resteront engagés par leur offre pendant une période de cent vingt jours de calendrier prenant cours le lendemain du jour fixé pour le dépôt des offres.

 

Seconde partie – Exécution du contrat

Article 9 : Exploitation de la concession

9.1. Début de l’exploitation

L’exploitation de la concession doit débuter au plus tard le premier jour du mois qui suit la conclusion du contrat. Un état des lieux contradictoire sera réalisé dans le mois de la prise d’effet du présent contrat.

9.2. Obligations du concessionnaire

9.2.1. Cautionnement

A l’effet de répondre de ses obligations pendant toute la durée de la concession, le concessionnaire doit constituer un cautionnement égal au montant de la redevance annuelle fixée.

Le cautionnement peut être constitué :

• soit en numéraire, par le virement du montant au numéro de compte de la Caisse des Dépôts et Consignations ;

• soit en fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de l’Etat, au siège de la Banque Nationale à Bruxelles ou dans l’une de ses agences en province, pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations ;

• soit par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la Loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une compagnie d’assurance satisfaisant au prescrit de la Loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d’assurance et agréée pour la branche 15 (caution).

La preuve de la constitution du cautionnement doit être établie par le concessionnaire  dans les 30 jours calendrier à dater de la conclusion du contrat.

A cet effet, le concessionnaire produira au concédant, dans le délai précité, soit le récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations, soit l’original de l’acte d’engagement établi par l’établissement de crédit ou l’entreprise d’assurances accordant une garantie.

Lorsque le cautionnement constitué devient inadapté pour quelque cause que ce soit, notamment à la suite de prélèvements d’office de la redevance annuelle (restée impayée pendant deux mois), il doit être reconstitué par le concessionnaire dans un délai maximum de quinze jours de calendrier. Il en est de même en cas de résiliation de la garantie par l’établissement de crédit ou la compagnie d’assurance qui l’a accordée.

Le cautionnement est libéré en une seule fois, sur demande écrite du concessionnaire, à l’expiration de la concession.

 

9.2.2. Assurance

Le concessionnaire produit au concédant, au plus tard dans les vingt jours de calendrier à dater de la conclusion du contrat, la copie conforme d’une police d’assurance couvrant le risque d’exploitation de la concession, dont la responsabilité lui incombe.

La police doit contenir une clause selon laquelle la compagnie s’engage à informer le concédant de toute suspension ou résiliation de cette police.

9.2.3. Interdictions

Le concessionnaire ne peut consentir aucune location à l’année ni aucune domiciliation sur le site excepté en ce qui concerne les personnes liées à l’encadrement des activités.

Il ne peut modifier tout ou une partie de la structure du site ni ériger ou supprimer des constructions et des équipements existants, sans l’accord préalable et écrit du concédant.

9.2.4. Garantie du service aux usagers

Le concessionnaire est tenu de  soumettre à l’approbation du concédant, au plus tard le 31 janvier de chaque année, un rapport annuel de gestion de l’année antérieure, qui comprendra au moins : – le relevé des personnes employées (périodes d’occupation, qualifications techniques et linguistiques. – Le relevé des activités organisées par le concessionnaire et/ou en partenariat. (cf  article 1.2.E) – Le taux d’occupation mensuel et l’analyse de l’évolution. – Le relevé des principaux problèmes techniques et humains.

Pour la même date, il doit soumettre à l’approbation du concédant :

• son programme d’activités pour l’année ;

• son programme de communication et de promotion pour la même année.

9.2.5. Prix et redevance

En contrepartie de l’exploitation de la concession, le concessionnaire percevra auprès des usagers le prix des locations et le montant des charges y afférentes conformément aux tarifs convenus avec le concédant.

Le concessionnaire versera annuellement – à la date anniversaire de la signature du contrat –  au concédant une redevance d’un montant équivalent  à son offre. La première année, le montant de la redevance sera réduit de moitié et d’un quart la deuxième année.

Toutes les charges, les redevances (eau – électricité – gaz) et les taxes (taxes de séjour), y compris le précompte immobilier incombent au concessionnaire, dès le premier jour de l’entrée en vigueur du contrat même si le montant de la redevance n’est pas exigible.

La redevance sera indexée annuellement. L’indice de référence  étant l’indice-santé des prix en vigueur pour le mois qui précède la date du début de la première année, le nouvel indice étant, pour chaque indexation, celui du mois qui précède la date du début de la nouvelle année d’exploitation.

La formule à appliquer se présente comme suit :

R1, 2, 3……… =  R x nouvel indice   indice de référence

Dans cette formule, la lettre R représente la redevance de base de 250,- €, R1, R2, R3……… correspondent à la redevance indexée pour la 1ère, la 2e et la 3e année d’indexation ainsi que pour les années suivantes.

La redevance est payable anticipativement, à l’invitation du concédant et au compte financier communiqué par celui-ci ; l’invitation à payer mentionne le calcul et le montant de l’indexation applicable.

Le paiement doit intervenir au plus tard dans les trente jours de calendrier à dater de la réception de l’invitation à payer émanant du concédant.

A défaut de paiement dans ce délai, un intérêt de retard calculé au taux légal sera dû par le concessionnaire au concédant, sur la somme payée avec retard.

9.3. Contrôle de l’exploitation

Le concédant exerce ou fait exercer en tout temps, par des personnes ou organismes qu’il choisit, un contrôle de l’exploitation assurée par le concessionnaire, compte tenu des obligations que lui impose, à cet effet, le présent cahier des charges.

Le concédant se réserve le droit de visiter les lieux au moins une fois par an.

9.4. Exploitation de la salle communautaire.

La salle dite communautaire du bâtiment des Arpents Verts pourra être mise à disposition au concédant dans le cadre des activités fixées à l’article 1 et ce, avec l’accord du Collège communal et dans la mesure des possibilités (hors kermesses locales et manifestations diverses liées aux activités locales)

Article 10 : Manquements et sanctions

Le concessionnaire sera considéré en défaut d’exécution par rapport à ses obligations relatives à l’exploitation de la concession :

• en cas d’absence de preuve de la souscription de la police d’assurance requise à l’Article 9.2.2.  dans le délai requis à cet article ;

• en cas de non-respect de l’une ou l’autre des interdictions prévues à l’Article 9.2.3. ;

• en cas de manquement grave aux obligations relatives à la gestion des Arpents Verts, eu égard notamment à l’objet de la concession, aux droits des usagers, à l’entretien et au maintien en état du site.

Toute constatation pour le concédant de l’un de ces manquements fera l’objet d’une notification au concessionnaire, avec injonction de faire disparaître immédiatement l’objet du manquement.

Une pénalité pour chaque journée pendant laquelle le manquement subsistera sera, dans ce cas, appliquée d’office par le concédant, avec effet à dater du lendemain de la constatation. Cette pénalité est fixée à 125,- € pour l’absence de communication de la police d’assurance et à 250,- € pour chacun des autres manquements.

Néanmoins, compte tenu de la gravité et/ou de la persistance du manquement constaté, le concédant pourra préférer résilier le contrat avec obligation pour le concessionnaire de cesser l’exploitation et de quitter les lieux dans les plus brefs délais.

Le cautionnement constitué tel que fixé à l’article 9.2.1.- par le concessionnaire pour l’exploitation de la concession  sera acquis de plein droit au concédant, à titre de dommages et intérêts forfaitaires, sans préjudice du droit du concédant de réclamer en outre réparation du préjudice qu’il aurait subi en raison de la défaillance du concessionnaire, notamment pour la remise des lieux en état et pour la conclusion d’un nouveau contrat avec une autre entreprise.

Par dérogation à l’article 555 du Code Civil, compte tenu des travaux réalisés par le concessionnaire, la résiliation interviendra en outre sans indemnité, à titre de sanction complémentaire.

Le concessionnaire ne peut sans l’accord du concédant, céder la concession à un tiers.

Article 11 : Fin de la concession

Sauf  les cas de résiliation anticipée en raison de manquements du concessionnaire, visés à l’Article 10 et en cas de force majeure dûment justifiée par le concessionnaire, la concession prend fin au terme fixé par le contrat.

Le concessionnaire a également la possibilité de résilier la convention de concession au cours de la première année du bail moyennant un préavis de 3 mois.

Quelles que soient les raisons pour lesquelles il est mis fin à la concession, le concessionnaire est tenu de remettre le site au concédant, en parfait état d’utilisation.

A cet effet, un état des lieux sera établi contradictoirement, les frais éventuels de remise en état étant à charge du concessionnaire.

Néanmoins, si le concessionnaire ne peut procéder à la remise en état, le concédant y pourvoira lui-même ; les frais de remise en état seront dans ce cas prélevés sur le cautionnement, dans la mesure où celui-ci reste libérable ou, à défaut, ils seront dus au concédant qui pourra, si nécessaire, les recouvrer par toutes voies de droit.

Si la concession est menée à son terme, par dérogation à l’Article 555 du Code Civil, le concédant ne sera redevable au concessionnaire d’aucune indemnité pour les travaux réalisés.

En cas de résiliation anticipée de la concession à sa demande, compte tenu de l’Article 555 du Code Civil et sans préjudice des sommes dont il resterait éventuellement redevable au concédant, le concessionnaire devra indemniser le concédant tel que la loi le prévoit.

Article 12 : Règlement des litiges

Tout litige relatif à l’interprétation et à l’exécution du présent contrat est de la seule compétence du tribunal de Dinant.

Néanmoins, les parties conviennent qu’avant de saisir le pouvoir judiciaire, elles veilleront à rechercher, dans tous les cas, un accord à l’amiable.   CONCESSION DE SERVICE PUBLIC POUR L’EXPLOITATION DU ARPENTS VERTS A HOUDREMONT Concédant : Commune de Gedinne

Modèle d’offre

La Société   :  représentée par le soussigné :  LE(S) SOUSSIGNE(S) 1 :  S’engage(nt) sur ses (leurs) biens meubles et immeubles, dans le respect des clauses et conditions du cahier des charges de la concession :

• à exploiter la concession pour la durée convenue ; • à verser au concédant le montant de la redevance annuelle fixée à …………€. N° de TVA (uniquement en Belgique) :

Sont joints à la présente offre, les documents sollicités aux Articles 6-1 et  8.4., à savoir :

A. pour les 1) , 2) , et  3) de l’Article 6-1, un extrait du casier judiciaire ou un document équivalent établi au nom du principal responsable de l’entreprise et délivré par une autorité judiciaire ou administrative du pays d’origine ou de provenance et dont il résulte que ces exigences sont satisfaites ; B. pour le 5) de l’Article 6-1, une attestation de l’Office National de Sécurité Sociale ou de tout organisme équivalent dans le pays d’établissement du soumissionnaire, selon laquelle le candidat est en règle vis-à-vis de ses obligations en la matière, les comptes étant arrêtés au 31 mars 2013. C. pour le 6) de l’Article 6-1, une attestation des autorités fiscales compétentes du pays d’établissement du soumissionnaire, selon laquelle celui-ci se trouve en règle vis-à-vis de ses obligations en matière d’impôts (personnes physiques et/ou sociétés) et de TVA, au moment d’introduire sa candidature ; D. l’engagement d’un organisme bancaire ou financier reconnu, établi dans l’Union Européenne, selon lequel il délivrera au soumissionnaire une garantie financière au sens de  l’Article 9.2.1., au cas où celui-ci serait désigné en qualité de concessionnaire ; E. un mémoire contenant les propositions du soumissionnaire pour la gestion, l’entretien et le maintien en état du site et présentant les moyens qu’il compte déployer pour y parvenir ; F. l’engagement d’une ou de plusieurs compagnie  d’assurances agréée  à cet effet dans l’Union Européenne, selon lequel celle(s)-ci couvrira/couvriront les risques prévus a l’article 9.2.2. au cas où le soumissionnaire serait désigné en qualité de concessionnaire. G. L’attestation délivrée par la commune justifiant la visite des lieux.

 

 

Fait à ,  le

Le(s) soumissionnaire(s)   Structure du cahier des charges

Première partie – Dispositions générales 2 Article 1er : Objet de la concession 2 1.1. Présentation des Arpents Verts à Houdremont 2 1.2. La gestion des Arpents Verts comprend : 2 Article 2 : Durée et prise d’effet de la concession 3 Article 3 : Visite des installations 3 Article 4 : Travaux. 3 Article 5 :  Tarifs d’application pour les usagers. 4 Article 7 – Attribution de la concession et conclusion du contrat 5 7.1. Critères d’attribution 5 7.2 Négociation 5 7.3. Conclusion du contrat 5 Article 8 : Offres 5 8.1. Modèle d’offre 5 8.2. Langue de l’offre 5 8.3. Documents à joindre à l’offre. 5 8.4.  Dépôt et réception des offres 6 8.5. Délai de validité des offres 6 Seconde partie – Exécution du contrat 7 9.1. Début de l’exploitation 7 9.2. Obligations du concessionnaire 7 9.3. Contrôle de l’exploitation 9 9.4. Exploitation de la salle communautaire. 9 Article 10 : Manquements et sanctions 9 Article 11 : Fin de la concession 10 Article 12 : Règlement des litiges 10 Modèle d’offre 11