Organiser un événement sur la commune : les démarches à suivre
Vous prévoyez d’organiser un événement sur la commune ? Voici les étapes à suivre pour respecter les obligations administratives, légales et de sécurité.
- Autorisation et dossier de sécurité.
Toute manifestation publique doit faire l’objet d’une demande d’autorisation à la commune. Un formulaire « Dossier de sécurité » est disponible ci-dessous. Si vous avez besoin de matériel communal, un formulaire spécifique est également disponible.
Ces documents doivent être complétés, signés et envoyés à events@gedinne.be au plus tard 8 semaines avant l’événement. Si l’affluence attendue est supérieure à 500 personnes, la demande doit être introduite 90 jours à l’avance.
Pour toute question, contactez le service ‘events’ de l’administration communale au 061/58.01.06.
1. Structures gonflables : règles de sécurité.
Si vous installez un château ou une structure gonflable, certaines règles doivent être respectées :
- Installer la structure sur un sol amortissant ou des tapis de protection.
- Prévoir une zone de sécurité autour de la structure.
- Bien ancrer la structure pour éviter tout renversement.
- Protéger la soufflerie et les branchements électriques.
- Respecter les recommandations du fabricant.
- Éviter les installations proches d’une route ou d’un parking.
- La présence d’un adulte est fortement conseillée tant qu’il est en fonction.
2. Jeunes et alcool : ce qui est autorisé (ou pas !)
Le SPF Santé rappelle les règles en matière de consommation d’alcool.
Que dit la loi ?
- Moins de 16 ans : interdit.
- 16-18 ans : uniquement bière et vin (porto, sherry inclus).
- 18 ans et plus : toutes boissons alcoolisées autorisées.
Conseils pour les organisateurs
- Mettre en place un système de vérification de l’âge (bracelets, contrôle à l’entrée).
- Prévoir un bar distinct pour les alcools forts et les cocktails.
- Proposer un large choix de boissons sans alcool.
- Veiller à ce que les jeunes de moins de 16 ans ne consomment pas d’alcool.
- Sanctionner toute transmission d’alcool aux mineurs. C’est interdit et punissable par la loi.
!! Lisez bien l’étiquette pour savoir si un cocktail ou un mélange contient de l’alcool fort.
Ce que je risque en tant qu’organisateur ?
Si vous servez de l’alcool à des jeunes qui n’ont pas l’âge requis, vous risquez une amende de 156 à 18.000 euros. Votre responsabilité civile pourra également être engagée si des jeunes qui sont ivres causent un accident lors de votre événement, ou après celui-ci.
Plus d’infos, de conseils sur www.jeunesetalcool.be
Besoin d’aide ?
Organisation évènements : events@gedinne.be ou 061/58.01.06.
Location des salles : 061/58.01.05 – taxe@gedinne.be
Service location des salles
061/58.01.05 – taxe@gedinne.be
Chaque village dispose d’une salle que vous pouvez louer. Une caution de 175€ est demandée.
2 tarifs sont proposés. Le 1er tarif pour les résidents de la commune, le 2ème pour les extérieurs.
Un état des lieux d’entrée est effectué par nos soins le mardi qui précède la location et vous sera envoyé par mail le mercredi. Si, lors de votre entrée, vous avez des remarques supplémentaires par rapport à celui-ci, vous devez nous les signaler avant votre festivité. Si vous souhaitez être présent lors de l’état des lieux, vous pouvez le signaler. L’état des lieux de sortie s’effectuera de la même manière.
La caution sera restituée entièrement ou partiellement en fonction d’éventuels dégâts ou interventions qui s’avèreraient nécessaires (nettoyage ou autre) par notre personnel. Il vous appartient d’effectuer le nettoyage de la salle et d’évacuer votre matériel au plus tard le lendemain de votre festivité. Les clés de la salle sont à retirer en nos services le jour ouvrable précédant la location et à rapporter le jour ouvrable suivant.
Nous vous rappelons qu’il vous appartient de respecter la Charte de Bien Vivre Ensemble, notamment l’article 24 qui précise que toute émission de musique sera stoppée à 3h00, ainsi que le chapitre III « Attroupements, manifestations, cortèges » et le chapitre IV « De la tranquillité publique et de la lutte contre le bruit (bruits extérieurs, trafic des automobiles, …).
L’ensemble des salles communales étant sous contrat, il est obligatoire de vous approvisionner en boissons auprès de Delsart Brasseries (083/22.03.44, commande une semaine avant la manifestation).
Toutes ces informations vous seront communiquées lors de votre réservation.
Voici les principales caractéristiques des salles :
- Patignies (Rue de Malvoisin, 33) : 150€/200€ – 80 places assises – Lave-vaisselle. Location de vaisselle : Mr Strumelle.
- Houdremont (Rue du Charreau, 1) : 150€/200€ – 80 places assises – Lave-vaisselle. Location de vaisselle : Mme Maldague (061/58.95.38).
- Louette-St-Denis (Rue des Roches, 4) : 150€/200€ – 80 places assises.
- Louette-Saint-Pierre (Rue du Centre, 6) : 200€/250€ – 150 places assises – Lave-vaisselle.
- Malvoisin (Rue de l’église, 25) : 150€/200€ – 80 places assises – Lave-vaisselle. Cuisine gérée par un comité (+ 75,00 € à voir avec Mr Debry 0473/61.43.88).
- Vencimont (Rue de la Chavée, 12) : 150€/200€ – 80 places assises – Lave-vaisselle.
- Bourseigne-Neuve (Rue de Felenne, 26) : 150€/200€ – 80 places assises – Lave-vaisselle.
- Rienne (Place Gabriel Mathieu) : 150€/200€ – 100 places assises – Lave-vaisselle. Location de vaisselle : Jeunesse de Rienne.
- Sart-Custinne (Rue de Gedinne, 1) : 100€/125€ – 40 places assises.
- Willerzie (Rue de la Centenaire ,1) : 150€/200€ – 80 places assises – Lave-vaisselle.
- Gedinne (Rue d’Utue, 17) 1 salle : 200€/400€ – 2 salles 300€/600€. ! Nettoyage imposé : 50€ 1 salle – 75€ 2 salles – +/- 200 places assises – Lave-vaisselle – chambre froide. Location de vaisselle : Rotary (0470 19 40 56).
Dossier de sécurité et demande de matériel
Ce document doit être complété et signé par l’organisateur. Il doit être introduit au plus tard 8 semaines avant la mise en place de l’événement avec la demande d’autorisation d’organisation d’une manifestation publique auprès de l’administration communale via l’adresse events@gedinne.be.
Pour les événements dont l’affluence attendue est supérieure à 500 personnes, le présent formulaire doit être introduit au minimum 90 jours avant l’événement.
Pour toute information relative à votre demande : 061/58.01.06.
Remarques :
- Votre activité ne nécessite peut-être pas de compléter toutes les rubriques. Veuillez-vous limiter à celles qui sont d’application pour votre événement.
- Seules les demandes complètes et définitives seront analysées par l’administration communale. Toute modification ultérieure d’une demande nécessitera l’envoi d’un formulaire actualisé entraînant inévitablement un nouvel examen du dossier.
- Seule l’autorisation d’occupation de l’espace public, délivrée par le bourgmestre, garantit à l’organisateur la réservation du domaine public.
Dossier sécurité + demande de matériel à imprimer : Dossier SECURITE Simplifie – Manifestation
Dossier sécurité à compléter sur l’ordinateur : 2024- Formulaire DOSSIER SECURITE
Demande de matériel à compléter sur l’ordinateur : 2024 – Formulaire DEMANDE DE MATERIEL